5 tips onderhandelen met resultaat

Waarom het belangrijk is om je goed voor te bereiden op een onderhandeling.

Tijdens onderhandelingen krijg je te maken met diverse elementen die de druk op het gesprek kunnen vergroten: het onderhandelingsklimaat, omgaan met impasses, eventueel onderhandelen met de achterban, spanning, emoties, tijdsdruk en de machtsbalans. Daarnaast zijn er nog dirty tricks en manipulaties die de wederpartij kan inzetten.

In het algemeen communiceer je effectief als vier aspecten in de communicatie in balans zijn: jezelf zijn, weten wat je wilt, in contact zijn met de ander en je boodschap helder kunnen overbrengen. Dat is tijdens een gewoon gesprek vaak een routine. Tijdens onderhandelingen wordt dit een stuk lastiger. Immers, je weet niet met welke punten de wederpartij zal komen, wat hun troeven zijn of wat zij minimaal uit de onderhandeling willen halen. Omdat dit in het gesprek allemaal in ene op je afkomt lijkt het vanzelfsprekend dat je je op een aantal zaken voorbereidt. Dit vergroot je succes tijdens een onderhandeling.

Een aantal tips:

1. Breng in kaart wat je minimaal uit de onderhandeling wilt halen. Bepaal je streefpunt. Gaat het om geld dan stel je het bedrag vast dat je minimaal wilt betalen of ontvangen.  Bij een overeenkomst ga je na welke afspraken je minimaal wilt vastleggen in de overeenkomst. Bepaal ook je weerstandspunt: het bedrag dat je maximaal wilt betalen of minimaal wilt krijgen. Idem met het maken van een contract. Door hier een heldere keuze in te maken ontstaat vanzelf jouw onderhandelingsruimte.
2. Creëer van tevoren voor jezelf een BAZO (beste alternatief zonder overeenkomst). Onderzoek of je mogelijkheden hebt om het begeerde product ergens anders te krijgen  of verkopen voor de prijs die je er maximaal voor wilt betalen of minimaal voor wilt ontvangen. Heb je een goed alternatief achter de hand, dan vergroot dit je positie in een onderhandeling. Heb je jezelf hier niet op voorbereid en weet je niet wat er in de markt te krijgen is, dan verkleint dit je onderhandelingspositie. Zeker als de ander wel een duidelijk BAZO heeft.
3. Onderzoek welk belang jezelf hebt en welk belang de ander heeft. Zoek naar overeenkomstige belangen. Als de ander iets verkoopt dan kan het in zijn of haar belang zijn om het snel kwijt te zijn. Idem kan dit voor jou een belang zijn; je wilt graag snel over het product beschikken. Ontstaat er een impasse omdat jullie het nog niet eens kunnen worden over de prijs, dan kun je onderzoeken of het in beider belang is nog iets van je positie af te komen en naar elkaar toe te bewegen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de eventuele alternatieven die je achter de hand hebt.
4. Bereid je voor op de sfeer van het gesprek. Hoe wil je in je onderhandeling overkomen? Focus je alleen op je eigen belang of kun je ook luisteren naar de andere partij? Wat wil je doen met die informatie? Positioneel onderhandelen heeft als nadeel dat er minder aandacht besteed wordt aan de relatie. Iets kopen via Marktplaats van iemand die je daarna nooit meer ziet, dan zou een positionele onderhandeling kunnen voldoen. Je kunt je dan harder opstellen en minder belang hechten aan het belang van de ander. Wel is het zo dat wat je er aan gedrag instopt, je vaak ook terug krijgt. Mijn ervaring is dat het helpt om stevig voor je belang op te komen, maar wel de sfeer coöperatief te houden. De kans dat je met het begeerde product weggaat is dan groter dan als je doordramt. De ander gaat er dan meestal tegenin. Het gevolg is dat je zonder resultaat weer in de auto stapt. Onder punt 3 kan het in je eigen belang zijn dat je de tijd en moeite die je erin stopt, succesvol volbrengt.
5. Verzamel voordat je gaat onderhandelen een aantal objectieve criteria. Wat kost het product dat je wilt hebben? Wat kun je hierover op internet vinden? Is de prijs die de aanbieder vraagt conform wat je aantreft op het internet? Zodra de aanbieder niet lager wil gaan en hetzelfde product is op internet een stuk goedkoper, kun je vragen wat de reden is waarom je voor dit product meer moet betalen. Het belangrijkste doel om voor jezelf objectieve criteria te formuleren is ervoor te zorgen dat je niet onder druk komt te staan. Niet door de aanbieder, maar ook niet door jezelf. Belangrijk is dat objectieve criteria onafhankelijk zijn van de wil van een van de partijen. Het kan een boel wellis-nietes voorkomen.

Hoe onderhandel je met resultaat?

Onderhandelen met resultaat

Stevig voor je belang durven opkomen tijdens een onderhandeling, doorvragen als de wederpartij niet helder communiceert, een duidelijke vordering durven neerleggen ook al roept de ander dat dit écht niet kan. Het is allemaal te leren!

In deze blog lees je over de rol van je eigen gedachten tijdens een onderhandeling.

Wat ik vaak hoor van jonge onderhandelaars is dat ze zich makkelijk laten beïnvloeden door het gedrag van de wederpartij. Jonge onderhandelaars hebben vaak weinig zicht op de rol van hun gedachten tijdens een onderhandeling. Gedachten veroorzaken emoties die vervolgens van invloed zijn op jouw handelen tijdens het onderhandelingsproces. Om goed te kunnen onderhandelen is het belangrijk dat je je eigen gedachten en emoties helder hebt. Hoe zorg je er nu voor dat je jezelf niet emotioneel besmet, zodat je scherp en vanuit persoonlijke kracht kunt onderhandelen?

Laatst vertelde een jonge advocate me dat ze bij de ontmoeting met de wederpartij al meteen schaakmat werd gezet. Nadat zij had aangegeven dat zij de persoon was die de onderhandeling namens haar klant ging voeren, zei de wederpartij: “Zo, hoelang mag jij al onderhandelen van je baas?” De opmerking had direct effect op haar onderhandelen. Ze voelde zich onzeker worden, maakte zichzelf letterlijk kleiner, ging zachter praten en voelde zich ongemakkelijk met de situatie die was ontstaan. Het gevolg in de onderhandeling was dat ze het lastig vond om stevig voor het belang van haar cliënt op te komen en dat ze meer en meer ging argumenteren. De wederpartij kon de minder sterke argumenten makkelijk van tafel vegen. Na afloop was ze erg ontevreden met zowel het resultaat als ook met haar onderhandelingsvaardigheden.

Wat belangrijk is om tijdens de interactie in een onderhandeling te ontdekken welke gedachten je helpen en welke gedachten je eigen gedrag ondermijnen. De opmerking: “Zo, hoelang mag jij al onderhandelen van je baas?” had deze jonge advocate meteen geïnterpreteerd als: “Zie je wel, hij ziet meteen dat ik weinig ervaring heb met onderhandelen. Dit gaat vast helemaal mis.” Dit lijkt een logische gedachte. Toch zou een willekeurig andere collega met dezelfde ervaringsjaren, bij deze opmerking iets heel anders kunnen denken, met als gevolg een andere reactie en uitkomst. Kortom, hoe interpreteer je het feitelijke gedrag van de ander? Welke betekenis geef je eraan en hoe beïnvloed dit je gevoel en handelen?

Communiceren is constant betekenis geven aan de woorden en het gedrag van de ander. In schema ziet dit er als volgt uit:

GEDRAG (woorden + non-verbaal)

BETEKENIS

EMOTIE

GEDRAG (woorden + non-verbaal)

De betekenis die je geeft aan het gedrag van de ander en de emotie die dit oproept, zijn vaak onbewust en gaan razendsnel. Ervaringen uit je biografie spelen hierin een grote rol.

Om meer vanuit persoonlijke kracht te gaan communiceren en dat in te zetten tijdens een onderhandeling, is het belangrijk om je eigen emotionele valkuilen te kennen. Wil je bijvoorbeeld altijd alles perfect doen, of heb je al snel het idee dat je ergens niet genoeg van afweet om je oordeel te geven, of creëer je snel allerlei doemscenario’s? Wat het ook is, het zijn gedachten die beperkend zijn. Ben je je bewust van deze valkuilen dan kun je de opmerking “Zo, hoelang mag jij al onderhandelen van je baas?” laten bij de zender of bedenken dat het een compliment is omdat je er zo jong uitziet.

Hierbij gaat het over RET (Rationele Effectiviteitstraining). Wil je hier meer over lezen dan raad ik je aan om de boekjes Beren op de weg, spinsels in je hoofd en Hoe maak ik van een olifant weer een mug? te lezen.

Lees ook mijn blog: 5 tips onderhandelen met resultaat

Het effect van ‘emotionele besmetting’ en hoe voorkom je dit?

Deze blog gaat over het effect van ‘emotionele besmetting’ op je optreden en profileren.

Case Benno:

Benno is vertegenwoordiger en merkt regelmatig dat zijn klant negatief reageert op een nieuw product of op een strategiewijziging die hij voor het moederbedrijf moet doorvoeren?  Benno verkoopt in deze case een duurzaam, kwalitatief product, waar zijn klant een goede omzet mee kan halen door het in zijn winkel te verkopen. Er is een hoge product wisseling omdat het om een mode gevoelig object gaat.

Benno voelt dat hij regelmatig in een spagaat terecht komt: hij moet het product verkopen maar heeft geen invloed op het ontwerp of strategiewijziging. Zijn klant kan dan opmerkingen gaan maken over het ontwerp of over de onhandigheid van de nieuwe strategie. Het wordt zeker lastig als zijn klant argumenten gaat gebruiken dat hij het aan zijn klant niet kan verkopen. Wat moet de vertegenwoordiger doen?

Benno is verantwoordelijk voor de omzet in zijn regio en zijn salaris is deels vast en deels gebaseerd op een bonusstructuur. Benno wil natuurlijk een goede relatie met zijn klanten. Het is dan vrij logisch dat als zijn klant zich negatief uitlaat over een nieuwe release dat hij zich dit aantrekt. De angstige gedachte kan immers zijn dat hij hierdoor omzet gaat verliezen.

Wat ik regelmatig zie gebeuren is dat een vertegenwoordiger zich ‘emotioneel laat besmetten’ door zijn klant. Benno gaat zich  identificeren met de ‘klachten’ van zijn klant en raakt even verontwaardigd als zijn klant zodra ‘het moederbedrijf’ niet inziet dat er een oplossing moet komen.

Dat dit gebeurt is een menselijke reactie die ik hieronder wil uitleggen. Ook geef ik een aantal tips om de besmetting te voorkomen.

Zodra de klant een opmerking plaatst dan is er een deel van zijn opmerking ‘inhoud’ en een deel ‘betrekking’. Als een klant ontevreden is, dan zit er in zijn boodschap vaak een emotionele lading. Om zich niet emotioneel te laten besmetten is het belangrijk dat de Benno de ‘inhoud’ en de ‘betrekking’ van een opmerking leert scheiden. Dit kan hij doen door een aantal gespreksvaardigheden in te zetten zoals LSD en de KD techniek.

LSD

Door te luisteren en vooral samen te vatten wat hij de ander hoort zeggen, kan hij meer te weet komen wat een klant nu echt dwars zit. We zijn geneigd om snel met oplossingen te komen omdat we de relatie zo graag goed houden. We zijn veel minder geneigd om nieuwsgierig te onderzoeken waar het bij de klant nu steekt. Het samenvatten van de emotie van de klant is even belangrijk als het samenvatten van de inhoud.

KD techniek

KD techniek staat voor Kop Dicht. Dit houdt in dat je veel informatie krijgt als je zelf niet aan het woord bent. Stel bijvoorbeeld 1 vraag en houd dan je mond.

Een voorbeeld: Wat vind u niet mooi aan het nieuwe ontwerp? (KD: hierdoor laat je de klant nadenken, geef je hem het idee echt te willen weten wat hem dwars zit)

Wat we vaak doen is als het te lang stil is, alternatieven aan te bieden of opties te geven. Doe dit niet!

Het resultaat van het inzetten van deze technieken op je optreden en profileren is dat je met meer rust het gesprek in kunt gaan.

Oproep:

Krijg je wel eens opmerkingen van je klant (of collega) waar je niet direct een antwoord op weet of hoe je hierop zou kunnen reageren, stuur ze me op!